Twoja prywatność, w pełnej przejrzystości.

Niniejszy dokument określa zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających z usług notarialnych oraz osób korzystających ze strony internetowej notariuszprzypolnocnej.pl, w tym z udostępnionego na niej systemu rezerwacji wizyt online. Dokument stanowi realizację obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz przepisów krajowych, w tym ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.

Administratorem Państwa danych osobowych jest Paweł Szofiński, notariusz prowadzący Kancelarię Notarialną z siedzibą przy ul. Kościeszów 6 lok. UA4, 03-188 Warszawa (NIP: 524 274 01 28, REGON: 384507299).

Kontakt z administratorem

• adres e-mail: notariusz@przypolnocnej.pl
• telefon: +48 733 212 213
• adres korespondencyjny: ul. Kościeszów 6 lok. UA4, 03-188 Warszawa.

Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się bezpośrednio z administratorem przy użyciu danych wskazanych powyżej.

Cele i podstawy prawne

Dane osobowe, które otrzymujemy w związku z dokonywaniem czynności notarialnych, wykorzystywane są wyłącznie w celach związanych z realizacją tych czynności podejmowanych na Państwa życzenie oraz w celu wykonania obowiązków wynikających z odrębnych przepisów prawa (np. pobranie i rozliczenie opłat sądowych oraz podatków). Podstawą przetwarzania są przepisy prawa nakładające na notariusza obowiązki związane z pełnioną funkcją, w szczególności:

• art. 6 ust. 1 lit. b i lit. c RODO — wykonanie czynności na Państwa żądanie oraz wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na notariuszu;
• art. 6 ust. 1 lit. e RODO — wykonywanie zadań realizowanych w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej notariuszowi;
• art. 9 ust. 2 lit. f, g oraz j RODO — w zakresie szczególnych kategorii danych, gdy ich przetwarzanie jest niezbędne ze względu na ważny interes publiczny, ustalenie, dochodzenie lub obronę roszczeń albo cele archiwalne.

Szczegółowy zakres obowiązków notariusza określają przepisy prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności ustawa z dnia 14 lutego 1991 r. — Prawo o notariacie.

Odbiorcy danych

Państwa dane przekazywane będą organom publicznym (np. sądom, organom administracji skarbowej i publicznej) w zakresie realizacji obowiązków prawnych. Dane mogą być również udostępnione podmiotowi świadczącemu na rzecz kancelarii usługi księgowe, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych.

Okres przechowywania

Notariusz ma prawny obowiązek przechowywania Państwa danych przez okres 10 lat od końca roku, w którym dokonano czynności notarialnej, w związku z którą dane te otrzymał, a w zakresie wynikającym z przepisów o archiwizacji — przez okresy w nich wskazane.

Obowiązek podania danych

Podanie danych niezbędnych do prawidłowego (zgodnego z prawem) dokonania czynności notarialnej jest wymogiem ustawowym. Odmowa przekazania tych danych uniemożliwia przeprowadzenie czynności notarialnej.

Zakres przetwarzanych danych

• imię i nazwisko osoby rezerwującej,
• adres e-mail oraz numer telefonu,
• dane dotyczące planowanej czynności (rodzaj czynności, liczba dokumentów i stron, liczba podpisów i egzemplarzy, rodzaj dokumentu, orientacyjna wartość przedmiotu poświadczenia),
• wybrany termin (dzień i godzina) wizyty,
• treść uwag lub specjalnych życzeń, jeżeli zostały podane.

Cele i podstawy prawne

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO — podjęcie działań na Państwa żądanie przed dokonaniem czynności (obsługa rezerwacji, rezerwacja terminu, przygotowanie wizyty, przesłanie potwierdzenia na podany adres e-mail);
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes administratora: organizacja pracy kancelarii, kontakt w sprawie wizyty oraz ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń;
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO — w zakresie, w jakim w następstwie rezerwacji dojdzie do dokonania czynności notarialnej i powstaną związane z tym obowiązki prawne.

Jeżeli w wyniku rezerwacji dojdzie do dokonania czynności notarialnej, dane związane z tą czynnością przetwarzane są dalej na zasadach opisanych w sekcji „Czynności notarialne”.

Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające

W celu obsługi rezerwacji korzystamy z usług zewnętrznych dostawców, którzy przetwarzają dane na podstawie umów powierzenia i wyłącznie zgodnie z poleceniami administratora:

• dostawca hostingu strony i systemu rezerwacji — przechowywanie danych na serwerach;
• dostawca poczty elektronicznej (usługi SMTP) — wysyłka wiadomości e-mail z potwierdzeniem rezerwacji i korespondencji organizacyjnej;
• Google (usługa Kalendarz Google) — zapis zarezerwowanego terminu w kalendarzu kancelarii w celu zarządzania harmonogramem wizyt.

Dane mogą być również udostępnione podmiotom uprawnionym do ich uzyskania na podstawie przepisów prawa.

Okres przechowywania

Dane przetwarzane w związku z samą rezerwacją (gdy nie doszło do dokonania czynności) przechowujemy przez okres niezbędny do obsługi rezerwacji oraz do upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń, nie dłużej niż 3 lata od dnia rezerwacji lub planowanej wizyty. Jeżeli doszło do dokonania czynności notarialnej — dane przechowywane są przez okres 10 lat.

Dobrowolność podania danych

Podanie danych w formularzu rezerwacji jest dobrowolne, lecz niezbędne do dokonania rezerwacji online. Niepodanie danych oznaczonych jako wymagane uniemożliwia skorzystanie z systemu; w takim przypadku możliwe pozostaje umówienie wizyty telefonicznie lub mailowo.

Kancelaria korzysta z wirtualnej centrali telefonicznej udostępnianej w ramach usług operatora telekomunikacyjnego (sieć Play). W ramach tej usługi rozmowy przychodzące i wychodzące mogą być nagrywane. O nagrywaniu informujemy każdorazowo na początku rozmowy (komunikat głosowy); kontynuując połączenie, mają Państwo możliwość rezygnacji z rozmowy nagrywanej i kontaktu w innej formie (np. e-mail).

Cel i podstawa prawna

Rozmowy nagrywane są w celu podniesienia jakości obsługi, udokumentowania ustaleń dotyczących wizyt i czynności oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Zakres danych i odbiorcy

W ramach nagrania przetwarzamy: numer telefonu, treść i zapis dźwiękowy rozmowy oraz dane o połączeniu (data, godzina, czas trwania). Nagrania są udostępniane operatorowi świadczącemu usługę wirtualnej centrali telefonicznej, który przetwarza je na podstawie umowy zawartej z administratorem.

Okres przechowywania

Nagrania przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji wskazanych celów, nie dłużej niż 3 miesiące od dnia rozmowy, chyba że dane nagranie stanowi lub może stanowić dowód w sprawie — wówczas przechowywane jest do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Prosimy o nieprzekazywanie podczas rozmowy szczególnych kategorii danych (np. dotyczących zdrowia) w zakresie wykraczającym poza niezbędny.

Pliki cookies

Strona korzysta z plików cookies (oraz technologii o podobnym działaniu), tj. niewielkich plików tekstowych zapisywanych w urządzeniu końcowym użytkownika. Wykorzystujemy:

• cookies niezbędne (techniczne) — konieczne do prawidłowego działania strony i systemu rezerwacji; podstawa: prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
• cookies analityczne — wykorzystywane do celów statystycznych, instalowane wyłącznie po wyrażeniu zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia cookies w przeglądarce, w tym je zablokować lub usunąć. Ograniczenie cookies może wpłynąć na niektóre funkcjonalności strony.

Google Analytics

Strona korzysta z narzędzia Google Analytics, dostarczanego przez Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia). Narzędzie gromadzi w sposób zanonimizowany informacje o sposobie korzystania ze strony (m.in. statystyki odwiedzin, źródła ruchu), co pozwala analizować i ulepszać jej działanie. Przetwarzanie odbywa się na podstawie Państwa zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), wyrażonej przez mechanizm zarządzania cookies. Zgodę można w każdej chwili wycofać ze skutkiem na przyszłość, zmieniając ustawienia cookies lub przeglądarki.

Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem z Google Analytics oraz innych usług Google (np. Kalendarz Google) Państwa dane mogą być przekazywane do podmiotów z grupy Google, w tym do Google LLC z siedzibą w Stanach Zjednoczonych. Przekazywanie odbywa się z zapewnieniem odpowiednich zabezpieczeń, o których mowa w RODO — w oparciu o decyzję Komisji Europejskiej (program Data Privacy Framework) lub o standardowe klauzule umowne. Kopię tych zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się z administratorem.

Administrator zachowuje Państwa dane w poufności i zabezpiecza je przed niepowołanym dostępem osób trzecich, stosując odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, na poziomie odpowiednim do ryzyka. Niezależnie od obowiązków wynikających z RODO, notariusz jest związany tajemnicą zawodową obejmującą okoliczności sprawy, o których powziął wiadomość ze względu na wykonywane czynności notarialne (art. 18 ustawy — Prawo o notariacie).

W związku z przetwarzaniem danych przysługują Państwu — w zakresie i na zasadach określonych w RODO oraz w przepisach szczególnych (w tym w ustawie — Prawo o notariacie) — następujące prawa:

• prawo dostępu do swoich danych oraz uzyskania ich kopii;
• prawo do sprostowania (poprawienia) danych;
• prawo do usunięcia danych — jeżeli jest to przewidziane przepisami prawa;
• prawo do ograniczenia przetwarzania;
• prawo do przenoszenia danych — w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany;
• prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie administratora;
• prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie — w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody (np. cookies analityczne, Google Analytics); cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Realizacja niektórych z tych praw może być ograniczona ze względu na obowiązki prawne ciążące na notariuszu, w szczególności wynikające z ustawy — Prawo o notariacie oraz przepisów o archiwizacji.

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych i realizacją powyższych praw można kontaktować się z administratorem pod adresem: notariusz@przypolnocnej.pl. Administrator udziela odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, co do zasady w terminie miesiąca od otrzymania wniosku; w razie potrzeby termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym osoba składająca wniosek zostanie poinformowana.

Prawo wniesienia skargi

Jeżeli uznają Państwo, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO, mają Państwo prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Państwa dane nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym do profilowania wywołującego skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływającego na Państwa sytuację.

Zmiany polityki prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do aktualizacji niniejszej polityki w razie zmiany przepisów prawa, sposobu funkcjonowania strony lub systemu rezerwacji albo wykorzystywanych narzędzi. Aktualna wersja jest każdorazowo publikowana na stronie notariuszprzypolnocnej.pl/polityka-prywatnosci.